المساعد الشخصي الرقمي

مشاهدة النسخة كاملة : نظم إدارة الوثائق



محمود بشير
,
نظم إدارة واسترجاع الوثائق: تصمم هذه النظم كتطبيقات عمل تداول البيانات عبر المنظمة وتساند وسائط البيانات والنصوص والأشكال والسمعيات والبصريات ( الأوديو والفيديو) في نمط الوقت وتقدم للمستخدمين مرونة أكبر مما تتيجه تطبيقات قواعد البيانات الحقيقية، وتهدف هذه النظم إلى تنظيم عرض البيانات والوسائط الأخرى الحرجة. ويميز نظم إدارة واسترجعا الوثائق عن نظم إدارة قاعدة البيانات قدرتها في إدارة المعلومات شبه الهيكلية وغير الهيكلية المتضمنة في الوثائق المختلة كما في حالات تشغيل نص في ملف معالجة النص / الكلمات أو خريطة معدة للوحدة في رسم فاكس أو ماسح. وتتسم هذه النظم بالقدرة على إدارة الكم المتعاظم من المعلومات المتداولة في أي منظمة. وتعمل هذه النظم أيضاً بطريقة أساسية مع حروف وأشكال النص التي ترتب وتنظيم في حقول وسجلات مفسرة بطريقة محددة ومقننة.
وفي الوقت الحالي توجد ثلاث أنواع من منتجات ومن إدارة واسترجاع الوثائق تتوافر في السوق التجاري، وهي: حزم تكشيف واسترجاع النص وبرمجيات معالجة أشكال الوثيقة ومنتجات إدارة الوثائق المركبة ولا يوجد حتى الآن منتج واحد يجمع هذه الوظائف معاً في نظام إدارة واسترجاع وثائق واحد. ويرتبط محور وخلفية هذه النظم في نظم تكشيف النصوص واسترجاعها التي طورت في منتصف عقد الستينيات من القرن العشرين لمساندة عمليات المسح الببليوجرافي. وفي الثمانينيات من القرن الماضي، هجرت ونزحت تكنولوجيا تكشيف النصوص واسترجاعها إلى تكنولوجيا الميكرو كمبيوتر. وشبكات الكمبيوتر المحلية التي ساهمت في سهولة وبساطة الاستخدام وقد سمحت القدرات المتاحة من تكشيف النصوص واسترجاعه مثل تكشيف النص الكامل، استخدام الكلمات الرئيسية عند المسح. توافر سمات التساؤل وغير ذلك من القدرات الأخرى إلى تقنين وتوحيد برمجيات معالجات النص المتاحة تجاريا ً وغيرها من التطبيقات الأخرى التي تسمح للمستخدمين في إنشاء وإدارة المعلومات النصية السائدة. وحاليا ً، توجد بعض المحددات الرئيسية للتطبيقات المرتبطة بنظم استرجاع النص التي منها القدرة في قراءة وتكشيف واستيراد أشكال مختلفة من ملف الملف، وقدرات التكشيف والتساؤل المعقدة لنظم إدارة واسترجاع الوثائق. وهناك اعتراف متزايد أن موضوع إدارة الوثائق يتواجد في أي منظمة ويؤثر في أدائها إلى حد كبير، مما يجعل من تطوير وتطبيق نظم إدارة الوثائق عملية ضرورية يجب أن توليها المنظمة أولوية قصوى ويعتقد كثير من الخبراء بتلاحم وتزواج كل من نظم إدارة قواعد البيانات وإدارة واسترجاع الوثائق معاً كنظم علاقة موجهة.