1 – المفهوم الوظيفي لنظام المعلومات :
يرتبط هذا المفهوم بالوظائف أو العمليات المختلفة التي يرتبط بها نظام المعلومات وتتعلق بإدخال المعلومات ومعالجتها( فرزها وترتبيها وتبويبها وفهرستها وتخزينها) وإخراجها التي تشبه إلى حد كبير ما تقوم به الذاكرة البشرية والكمبيوتر في نفس الوقت. وفي هذا التوجه الوظيفي للنظام تدخل البيانات والبرامج إلى النظام وتعالج وتخزين وتسترجع وفقاً لطلب المستخدم؛ حيث يحصل على تقرير المعلومات كمخرج يلبي احتياج المستخدم.
2- المفهوم المرتبط بموارد الإدارة :
إدارة أي عمل أو نظام عمل معين يتطلب توافر عدة موارد وتعبئتها معاً لتحقيق أهداف العمل أو نظام العمل. هذه الموارد السابق تحديدها ( القوى العاملة – المواد – الآلآت – المال – والسوق) يجب أن تتواجد أيضاً لكي ينجح نظام المعلومات الذي يجب أن يتوافر له قوى عاملة مهنية كفء وبيانات كمادة خام يتعامل معها النظام وتكنولوجيا متقدمة ترتبط بالأجهزة أو الحاسبات والبرمجيات والاتصالات التي تسهم في معالجة النظام، وبدون التمويل المناسب لشراء التكنولوجيا والبيانات ودفع أجور ومكافآت القوى العاملة يصعب إقامة نظام المعلومات ويخدم نظام المعلومات مستهلك أو مستخدم يوجد في بيئة عمل معينة ( مورد السوق) الذي بدونه تتنافى منفعة النظام.
3- المفهوم المرتبط برسالة ومهمة النظام:
قد يرتبط تعريف أو مفهوم النظام بالرسالة الذي ينشأ لتحقيقها في نطاق بيئتها الخاصة. فقد يخدم النظام إدارة المنظمة لذلك يطلق علهي نظام املعلومات الإدارية الذي يساعد في أداء وظائف أو أنشطة المنظمة ويوضح إنجازاتها وأي قصور يكتشف، أو قد يساند ترشيد اتخاذ القرارات ويطلق على ذلك نظام دعم اتخاذ القرار. وقد يعرف النظام بالرسالة التي يجب عليه تحقيقها كنظام المعلومات التعليمي أو الاقتصادي – أو الصحي – أو العلمي والفني ـ ـ ـ ـ ـ إلخ.
4- المفهوم المرتبط بالمتغيرات التي يتضمنها النظام:
إن نظام المعلومات يشتمل على كم كبير من المتغيرات المختلفة التي يجب أن تتفاعل معاً لتنفيذ النظام. فعلى سبيل المثال، طبقاً لمستويات النظم الإستراتيجية والتكتيكية التشغيلية بالمدرسة قد يكون نظام المعلومات مقتصراً على نظام دعم القرار لمدير المدرسة أو إدارتها العليا الذي يحتم تحديد المتغيرات المرتبطة بالتوجه والأولويات والأهداف والمعلومات غير الهيكلية أو شبه الهيكلية، أو يتجه فقط للإدارة الرقابية التكتيكية مما يحتم توافر كم كبير من المتغيرات التي ترتبط بالوظائف والموارد، أو يخص تشغيل نظام تعليمي مبني على الذكاء الاصطناعي أو نظام معلومات شئون الطلاب. وكل منها يتضمن كماً كبيراً من المتغيرات أيضا ً، أو قد يوجه النظام لتكامل كل النظم الفرعية في نظام متكامل يشمل كل متغيرات النظم المختلفة بالمدرسة.
5- المفهوم المعتمد على وسائط المعلومات:
المعلومات المدخلة للنظام قد تكون في وسائط عديدة إما أن تكون فردية أو مجمعة. فنظام المعلومات المعتمد على الوثائق النصية كالكتب والمجلات يطلق عليه نظام المعلومات الوثائقي أو قد يقتصر على مداخل هذه الوثائق ويطلق عليه نظام المعلومات الببليوجرافية – أو قد يعتمد على الخرائط الجغرافية ويسمى نظام املعلومات الجغرافية أو قد يخص مزيجاً من الوسائط المرتبطة بالنص والرسومات والصوتيات و السمعيات ويطلق عليه نظام معلومات الوسائط المتعددة.
6- مفهوم التكامل في نظام المعلومات:
يرتبط التكامل في نظام المعلومات بما يلي:
الترابط والتداخل في إطار الوظائف؛ حيث تقود كل وظيفة إلى ما يليها.
الترابط فيما يخص المعالجة أو التحويل؛ حيث يمكن معالجة البيانات لإخراج المعلومات.
التكامل في إطار وحدات البيانات التي تقود للمعلومات ثم للمعرفة.
ترابط وتلاحم الأجهزة والبرمجيات معا ً.
أي أن التكامل يحقق: إنتاج بيانات أو معلومات أو معرفة جديدة بقيمة أعلى وتحقيق القيمة المضافة فيما يتصل بتكلفة تشغيل نظام المعلومات.
ومن خصائص التكامل ما يلي:
الأداة التي يمكن عن طريقها الوصول إلى كل وظائف النظام بطريقة متكاملة ومتساوية من وجهة نظر المستخدم.
الاستخدام في أي تتابع وتجميع مطلوب لأداء مجموعة من المهام المرتبطة بالمعلومات من حيث التجميع والتحليل والتخزين والاسترجاع.
تداول البيانات المتداخلة بواسطة نظم معلومات فرعية تتكامل معاً بدون تكرار البيانات بينها، وقد تستخدم شبكة معلومات لتحقيق ذلك.
رضاء المستخدمين للتجميع المتكامل للنظم بدلاً من تشتتها.
إنتاجية النظام المتكامل الشاملة تعتبر عالية عن إنتاجية كل نظام فرعي على حدة.